La job description è la descrizione analitica dei contenuti e delle mansioni di un ruolo o posizione organizzativa.
L’insieme delle job description costituisce il mansionario che è uno dei prodotti dell’analisi dei ruoli organizzativi.
La job description costituisce la base per:
Una job description deve avere un utilizzo pratico ed essere formulata in un linguaggio comprensibile ed aderente alle caratteristiche operative di un’organizzazione.
Poiché deve servire per i processi sopra elencati ed inoltre per la definizione dei contratti sindacali, è necessario che la descrizione sia analitica e non si presti a fraintendimenti.
Una buona job description deve quindi descrivere in modo sintetico (al massimo 2-3 pagine) ciò che la persona che ricopre il ruolo in questione è chiamata a fare per rispondere alle esigenze dell’azienda di cui fa parte.
Pertanto la descrizione deve comprendere:
Una job description deve essere utilizzata in un contesto di sostanziale certezza organizzativa e non può dare adito a incomprensioni.
Il linguaggio utilizzato deve pertanto essere prescrittivo e deve assolutamente evitare espressioni dubitative come “dovrebbe”, “potrebbe”, “forse”, “sarebbe”, “frequentemente”, “occasionalmente”, “auspicabilmente”, “spesso”, “a volte”, “in certi casi”, “preferibilmente” ecc…
Inoltre non deve contenere specifici riferimenti di genere in quanto ciascun ruolo deve essere aperto a pari opportunità.
È bene usare espressioni al presente (svolge, attua, si relaziona, compie, ecc…).
Poiché le caratteristiche di un’organizzazione possono mutare nel tempo è bene non rendere rigide le job description al punto tale da non poter essere modificate in base alle esigenze.
Una descrizione flessibile aiuta le persone a non sentirsi costrette in ruoli troppo parcellizzati, fatto che complicherebbe anche i rapporti con le eventuali componenti sindacali a fronte di mutamenti nell’assetto organizzativo.
